Umsatzsteuer für Gründer und Kleinunternehmen

Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Fehler, Entscheidung

Zwei Grenzen, keine Schonfrist

Seit 2025 gilt: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer die Grenze im laufenden Jahr überschreitet, ist ab genau diesem Umsatz umsatzsteuerpflichtig. Hier sehen Sie, wo Sie stehen, welche Fehler teuer werden und wann sich die Regelung für Sie lohnt.
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Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer. Wer sie nutzt, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, gibt keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und kann im Gegenzug keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln. Das Wichtigste in Kürze:
  • Zwei Grenzen, beide müssen passen: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.
  • Die Grenze ist hart: Schon der Umsatz, mit dem Sie die 100.000 Euro überschreiten, ist umsatzsteuerpflichtig. Eine Schonfrist bis zum Jahresende gibt es nicht mehr.
  • Gründer haben weniger Spielraum: Im Gründungsjahr gilt schon im laufenden Jahr die Grenze von 25.000 Euro.
  • Es zählt der Netto-Umsatz nach Zahlungseingang, nicht der Gewinn und nicht das Rechnungsdatum.
  • Keine Umsatzsteuer-Erklärung, solange Sie nur steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze haben. Ihre Umsätze erklären Sie über die Einnahmenüberschussrechnung zur Einkommensteuer.

Interaktiver Grenzen-Check

Bleiben Sie mit dem nächsten Auftrag Kleinunternehmer?

Schieben Sie die Regler auf Ihre Zahlen. Gemeint sind Netto-Umsätze, die bereits auf Ihrem Konto eingegangen sind.

20.000 €
80.000 €
40.000 €
Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum.

Laufendes Jahr

Grenze 100.000 €

Vorjahr

Grenze 25.000 €

Dieser Auftrag überschreitet die Grenze

Mit diesem Zahlungseingang kommen Sie auf 120.000 € und überschreiten 100.000 €. Schon dieser Auftrag ist in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig, alle Umsätze davor bleiben steuerfrei. Ab jetzt gilt die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Umsatzsteuer, die in diesem Auftrag steckt, wenn Sie sie nicht nachberechnen können

6.387 €

Bei Privatkunden gilt der vereinbarte Preis in der Regel als Endpreis. Die Steuer wird dann herausgerechnet: 19 von 119 des Betrags.

Ausblick auf das nächste Jahr: Ihr Umsatz in diesem Jahr liegt über 25.000 €. Im nächsten Jahr gilt deshalb von Anfang an die Regelbesteuerung.

Sie liegen nah an einer Grenze? Wir planen mit Ihnen Umsatz, Preise und Liquidität.

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Voreingestellt ist das Beispiel aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025: 20.000 Euro Umsatz im Vorjahr, 80.000 Euro bisher im laufenden Jahr, ein neuer Auftrag über 40.000 Euro. Vereinfachte Darstellung nach § 19 UStG, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung.

Drei Fehler, die in der Praxis häufig vorkommen

Die meisten Probleme entstehen nicht durch einen großen Auftrag, sondern durch falsches Zählen.

1. Umsatz mit Gewinn verwechseln

Für die Grenze zählt der Umsatz, nicht das, was nach Abzug der Kosten übrig bleibt. Wer 30.000 Euro einnimmt und davon 20.000 Euro für Material ausgibt, liegt mit 30.000 Euro trotzdem über der Vorjahresgrenze von 25.000 Euro.

2. Tätigkeiten getrennt rechnen

Alle selbstständigen Tätigkeiten einer Person bilden umsatzsteuerlich ein einziges Unternehmen. Schneiderei, Nähkurse und Online-Shop werden also zusammengezählt, auch wenn sie getrennt organisiert sind.

3. Leistungen aus dem Ausland übersehen

Wer Software, Online-Werbung oder Cloud-Dienste bei ausländischen Anbietern bucht, schuldet dafür häufig selbst die deutsche Umsatzsteuer (Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer: Die Steuer wird per Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeführt und kann nicht als Vorsteuer zurückgeholt werden.

Am teuersten: Umsatzsteuer auf der eigenen Rechnung

Weist Ihre Rechnung Umsatzsteuer aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Häufige Ursache ist eine falsch eingestellte Rechnungssoftware. Richtig ist: keine Umsatzsteuer ausweisen und auf der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen, zum Beispiel mit „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 UStG“.

Entscheidungshilfe

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: Was rechnet sich für Sie?

Ob sich die Regelung lohnt, hängt vor allem an zwei Fragen: Wer sind Ihre Kunden, und wie viel kaufen oder investieren Sie?

20.000 €
6.000 €
Rechnungsbeträge inklusive Umsatzsteuer, etwa für Material, Laptop, Maschinen oder Fahrzeug.

Ihr Vorteil durch steuerfreie Preise

3.193 €

Mit Regelbesteuerung müssten Sie bei gleichem Endpreis 19 von 119 Ihres Umsatzes an das Finanzamt abführen.

Vorsteuer, die Ihnen als Kleinunternehmer entgeht

958 €

Mit Regelbesteuerung bekämen Sie die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe vom Finanzamt zurück.

Rechnerischer Saldo pro Jahr

+2.235 €

Spricht eher für die Kleinunternehmerregelung

Ihr Vorteil ist größer als die entgangene Vorsteuer. Dazu kommt weniger Verwaltungsaufwand: keine Voranmeldungen, einfachere Rechnungen. Behalten Sie die Umsatzgrenzen im Blick.

Vereinfachte Rechnung mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Nicht berücksichtigt sind unter anderem der ermäßigte Steuersatz, steuerfreie Leistungen, der Aufwand für Voranmeldungen und Ihre Liquidität. Keine Steuerberatung.

Gründen oder verzichten: zwei Sonderfälle

Im ersten Jahr ist der Spielraum kleiner. Und wer viel investiert oder an Unternehmen verkauft, fährt ohne die Regelung oft besser.

Besonderheit im Gründungsjahr

  • Wer erstmals unternehmerisch tätig wird, fällt automatisch unter die Kleinunternehmerregelung, solange er nicht verzichtet.
  • Im Gründungsjahr gilt schon im laufenden Jahr die Grenze von 25.000 Euro, nicht die von 100.000 Euro. Hochgerechnet auf zwölf Monate wird seit 2025 nicht mehr.
  • Auch diese Grenze ist hart: Schon der Umsatz, mit dem Sie 25.000 Euro überschreiten, ist umsatzsteuerpflichtig. Ab dann geben Sie vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
  • Bleiben Sie im Gründungsjahr bei höchstens 25.000 Euro, können Sie die Regelung im Folgejahr weiter nutzen, solange Sie dort unter 100.000 Euro bleiben.
Mehr rund um den Start: Existenzgründung mit den Wirtschaftssenioren und Welche Rechtsform passt zu Ihnen?

Freiwilliger Verzicht: wann er sich lohnen kann

  • Sie verkaufen überwiegend an Unternehmen, die sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen.
  • Sie planen hohe Investitionen, zum Beispiel in Fahrzeuge, Maschinen oder Computer, und möchten die Vorsteuer daraus zurückbekommen.
  • Der Verzicht gilt für Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
  • Erklären können Sie ihn zum Beispiel im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder per Nachricht über ELSTER.
Bei Privatkunden ist die Regelung dagegen ein echter Wettbewerbsvorteil: Sie können ohne Umsatzsteuer anbieten, während Mitbewerber mit Regelbesteuerung 19 Prozent aufschlagen müssen.

Checkliste: So bleiben Sie auf der sicheren Seite

Sechs Punkte, die Kleinunternehmer regelmäßig prüfen sollten.
1
Umsatz monatlich prüfen, nach Zahlungseingang
Maßgeblich ist, wann das Geld eingeht, nicht das Rechnungsdatum. Zählen Sie netto und behalten Sie beide Grenzen im Blick.
2
Alle Tätigkeiten zusammenrechnen
Nebenerwerb, Kurse, Online-Shop: Alle selbstständigen Umsätze einer Person zählen gemeinsam.
3
Rechnungen und Software kontrollieren
Keine Umsatzsteuer ausweisen und auf die Steuerbefreiung hinweisen. Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Rechnungsangaben (§ 34a UStDV).
4
Eingangsrechnungen aus dem Ausland prüfen
Steht „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung, müssen Sie die Umsatzsteuer meist selbst anmelden und zahlen.
5
E-Rechnungen empfangen können
Selbst ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen. Empfangen und aufbewahren müssen sie diese aber, wie jedes andere Unternehmen auch.
6
Rechtzeitig vor der Grenze beraten lassen
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine Grenze erreichen, nicht danach. So können Sie Preise und Rechnungen rechtzeitig umstellen.

Sie gründen gerade oder nähern sich einer Grenze?

Unsere Mentorinnen und Mentoren waren selbst Unternehmer und Führungskräfte. Sie planen mit Ihnen Umsatz, Preise und Liquidität, prüfen Ihren Businessplan und helfen Ihnen, gut vorbereitet ins Gespräch mit Ihrem Steuerberater zu gehen. Ehrenamtlich, in ganz NRW, der Erst-Check ist kostenfrei.
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Lieber direkt sprechen? Telefon +49 2104 8336681, montags, mittwochs und freitags von 9 bis 12 Uhr. Oder per E-Mail an info@wirtschaftssenioren-nrw.de.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr über 100.000 Euro komme?
Und wenn mein Umsatz in diesem Jahr über 25.000 Euro liegt?
Welche Grenze gilt im Gründungsjahr?
Zählt der Umsatz oder der Gewinn?
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Was muss auf meiner Rechnung stehen?
Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ist Kleinunternehmer dasselbe wie Kleingewerbe?
Beraten die Wirtschaftssenioren NRW auch steuerlich?

Quellen und Stand

Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: § 19 UStG, § 13b UStG, § 14c UStG und § 34a UStDV; Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025 zur Neufassung der Kleinunternehmerregelung; Informationen der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen zu Kleinunternehmern. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.